İçerik
Assessment Süreçlerinde Paydaş Görüşmesi Nasıl Yapılır?
Medine Çiftci | Albatros Prime Assessment Gelişim ve Koçluk Merkezi/Değerlendirme Merkezi Uzmanı
Assessment’ta paydaş görüşmesini yönetmek için önce görüşmenin amacını netleştirin, karşı tarafın ihtiyacını sorularla anlayın ve kararınızı somut bir sonraki adıma bağlayın. Özellikle fikir ayrılığı varsa, çözüm önermeden önce paydaşın talebinin arkasındaki nedeni anlamaya çalışın. Assessment’ta paydaş görüşmesi nedir? Paydaş görüşmesi, değerlendirme merkezinde bir iş sorununu başka bir birimin yöneticisi, bir iş ortağı veya bir müşteriyle ele aldığınız bir rol oyunu olabilir. Örneğin iki birim aynı kaynağa ihtiyaç duyabilir ya da bir müşteri taahhüdüyle operasyonel bir risk aynı anda önünüze gelebilir.
Görüşmede dinleme, muhakeme, ikna edici iletişim ve iş birliği gibi yetkinlikler gözlemlenebilir. Karşı taraf önerinizi kabul etmese bile hangi bilgiyi topladığınızı, riskleri nasıl tarttığınızı ve görüşmeyi nasıl sonuçlandırdığınızı gösterebilirsiniz. Paydaş görüşmesi nasıl yönetilir? 1. Görüşmenin amacını açıklayın. İlk cümleniz ortak konuyu netleştirsin. “Bugün elimizdeki kaynağı nasıl kullanacağımızı ve iki birim için hangi riskleri önce ele almamız gerektiğini konuşalım.”
2. Talebin arkasındaki ihtiyacı araştırın. “Bu kaynağa en geç ne zaman ihtiyacınız var?”, “İş gecikirse kim etkilenir?” ve “Ekibinizin desteğe en çok ihtiyaç duyduğu aşama hangisi?” gibi sorular sorun. İlk duyduğunuz talep, sorunun tamamını anlatmayabilir.
3. Duyduğunuzu özetleyin ve kendi kısıtınızı paylaşın. “Doğru anladıysam önceliğiniz müşteriye bugün dönüş yapabilmek. Bizim de öğlene kadar tamamlamamız gereken bir kontrol var.” Böylece önerinizi hangi bilgilere dayandırdığınız anlaşılır.
4. Uygulanabilir bir seçenek önerin. Kaynağı zamana göre bölmek, işin bir bölümünü devretmek veya teslim sırasını değiştirmek mümkün olabilir. Önerinizi açıklarken hangi riski azalttığını ve uygulanması için ne gerektiğini belirtin.
5. Görüşmeyi sorumluluk ve zamanla kapatın. Kimin neyi ne zaman yapacağını özetleyin. Uzlaşma sağlanmadıysa açık kalan kararı, kararı kimin vereceğini ve ne zaman tekrar görüşüleceğini netleştirin. Örnek assessment paydaş görüşmesi Bir banka şubesini yönetiyorsunuz. Satış ekibi, önemli bir müşteri teklifini saat 16.00’ya kadar tamamlamak için deneyimli bir çalışanın gün boyu desteğini istiyor. Operasyon ekibi ise aynı çalışana, saat 12.00’ye kadar tamamlanması gereken işlem kontrolleri için ihtiyaç duyuyor.
Satış yöneticisine “Teklifin hangi bölümü bu çalışanın uzmanlığını gerektiriyor?” diye sorduğunuzda, asıl ihtiyacın teklif taslağını hazırlamak değil, son fiyat kontrolünü yapmak olduğunu öğreniyorsunuz. Bu bilgi görüşmenin yönünü değiştirir. Satış ekibi taslağı hazırlarken çalışan öğlene kadar operasyon kontrollerini tamamlayabilir. Ardından teklifin fiyat kontrolüne geçebilir.
Görüşmeyi şöyle kapatabilirsiniz. “Operasyon kontrollerini 12.00’ye kadar tamamlayalım. Satış ekibi teklif taslağını 13.30’a kadar hazırlasın. Fiyat kontrolü için 14.00–15.00 arasını ayıralım. Kontroller gecikecekse 11.30’da haberleşip destek planını yeniden değerlendirelim.”
Bu örnekte çözümü mümkün kılan hamle, “Bütün gün desteğe ihtiyacımız var” talebini “Teklifin hangi aşamasında desteğe ihtiyacınız var?” sorusuyla açmak. Böylece iki ekibin de önceliğini dikkate alan bir plan kurabiliyorsunuz. Paydaş görüşmesinde sık yapılan hatalar - Karşı tarafın gerekçesini duymadan çözüm önermek. - İtirazı anlamaya çalışmadan aynı öneriyi tekrar etmek. - Yetkinizin veya ekibinizin kapasitesinin dışında söz vermek. - Görüşmeyi “Haberleşiriz” diyerek, sorumlu ve süre belirlemeden bitirmek. Kendi provanızda şu üç soruyla başlayın. İlk hangi soruyu sorarım? Kararımı hangi bilgi değiştirebilir? Görüşmeyi hangi somut adımla kapatırım?
Albatros Prime’da paydaş görüşmesi, rol oyunu ve diğer değerlendirme merkezi uygulamalarını birebir simülasyonlarla çalışıyoruz. Görüşme sonrasında sorularınızı, kararlarınızı ve iletişim biçiminizi somut örnekler üzerinden birlikte değerlendiriyoruz. Birebir Assessment Hazırlığı programını inceleyin.
Medine Çiftci · Değerlendirme Merkezi Uzmanı, Albatros Prime
Assessment, Paydaş Görüşmesi, Değerlendirme Merkezi, Assessment Hazırlığı, Rol Oyunu, Yönetici Terfisi, İkna Edici İletişim